Makna Komunikasi dalam Organisasi

Proses komunikasi dan tersampaikannya informasi dengan benar, diharapkan akan menciptakan persamaan pengertian, ide, pemikiran sesama karyawan.

Fransiska Romana Sihotang
Text and image block

Oleh : Fransiska Romana, M.M. Research Specialist, Organization Development Services *Tulisan ini dimuat di SWA Online

Suatu pagi nan cerah, ramai karyawan menikmati sarapan sambil berdiskusi hangat. Riuh rendah mereka membicarakan penataan gudang general affair minggu depan. Mereka memiliki informasi berbeda jika melihat alotnya pembicaraan pagi itu, si A mengatakan bahwa dengar kabar dari si C “denger-denger gudangnya akan diperbesar jadi akan digeser ruangannya, mengubah posisi kerja di lantai 10” . Berbeda dengan si A, si B mendapat info karena ada proses kerja baru hingga gudang tersebut harus dikorbankan.

Hingga waktunya jam kerja dimulai tidak seorangpun akhirnya mengetahui mana informasi yang sebenarnya, dan mereka kembali ke ruangan dengan membawa persepsi berbeda pada pikirannya masing-masing.

Jika kita melihat pada kondisi di atas, hal yang memungkinkan terjadi berikutnya adalah masing-masing karyawan bisa: (a) menganggap berita yang ada hanya sekedar informasi dan tidak melakukan apa-apa, (b) bersiap-bersiap walaupun belum ada arahan karena lokasi yang dibicarakan terkait dengan ruangan maupun pekerjaannya, (c) panik karena banyaknya selentingan info yang berkembang terkait kegiatan tersebut dan berpengaruh terhadap pekerjaannya, (d) menjadi isu yang dapat berkembang dan bersayap di kalangan karyawan.

Informasi yang beragam dan tidak terkonfirmasi sangat memungkinkan munculnya berbagai persepsi dan asumsi dalam benak karyawan. Penting sekali untuk dapat mengonfirmasi dan memastikan informasi yang beredar dipahami secara bersama dalam sebuah organisasi, disanalah terlihat pentingnya komunikasi .

Menyebut kata komunikasi, mari kita melihat kembali pengertiannya. Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang, atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Jika melihat kembali pada deskripsi di atas, komunikasi yang terjadi adalah komunikasi internal ataupun sering juga dikenal dengan komunikasi organisasi.

Dalam sebuah organisasi, komunikasi yang terjadi umumnya membahas tentang struktur, aktivitas, fungsi organisasi, hubungan antar manusia, proses pengorganisasian serta budaya organisasi, dan lain sebagainya.

Lalu pertanyaan yang muncul, kenapa komunikasi dalam organisasi itu penting? Dalam bukunya Scott dan T. R. Mitchell menyampaikan fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain: (1) Kendali, kontrol, pengawasan, (2) Motivasi, (3) Pengungkapan emosional, (4) Informasi. Berdasarkan pada fungsi komunikasi tersebut, diperoleh gambaran bahwa melalui komunikasi dalam sebuah organisasi, baik itu komunikasi di antara pihak manajemen dengan karyawannya, maupun karyawan dengan karyawan akan membantu untuk terjadinya proses pengawasan, pengendalian, serta kontrol untuk hal-hal yang tidak diinginkan.

Lebih jauh komunikasi juga berfungsi untuk memotivasi karyawan, karena pihak manajemen maupun atasan dapat mendorong karyawannya untuk bekerja dengan maksimal, sejalan dengan itu, via komunikasi, karyawan juga akan mendapatkan kesempatan untuk mengungkapkan apa yang menjadi ide pemikiran bahkan dapat melakukan pengungkapan emosionalnya.

Melalui komunikasi pula akan terdorong pertukaran informasi yang akan terjadi di kalangan karyawan dalam organisasi, komunikasi yang berjalan dengan baik diharapkan juga dapat mendorong informasi yang beredar akan baik pula adanya. Selain itu, pertukaran informasi juga dapat dimaksimalkan sebagai sarana berbagi pengetahuan di kalangan anggota organisasi.

Proses komunikasi dan tersampaikannya informasi dengan benar, diharapkan akan menciptakan persamaan pengertian, ide, pemikiran sesama karyawan. Setelah terjadi kesamaan di antara anggota organisasi, akan mendorong munculnya suatu pengertian, keterbukaan, dan  memunculkan sikap positif antar karyawan dalam lingkungan organisasi.

Kondisi ini berguna untuk menghindarkan terjadinya konflik maupun salah paham antara manajemen dengan karyawannya, juga karyawan dengan karyawan lainnya. Perbedaaan persepsi, ketidaksamaan informasi yang diperoleh, dan kebutuhan kejelasan terhadap suatu proses kerja, akan dapat ditangani melalui adanya komunikasi dalam lingkup organisasi.

Komunikasi antar orang maupun antar layer jabatan dalam organisasi bisa berlangsung secara formal dan informal, semua dikembalikan kepada budaya dan dinamika seluruh anggota organisasi karena proses membangun komunikasi dalam organisasi membutuhkan waktu dan partisipatif semua anggota organisasi.

Komunikasi dalam organisasi memiliki fungsi yang sangat besar, untuk itu alangkah baiknya menciptakan dan menjaga komunikasi yang baik dalam organisasi Anda. Komunikasi yang baik dan terjaga diharapkan mampu menciptakan kondisi kerja yang kondusif untuk mendukung seluruh karyawan berkarya dan melakukan aktivitasnya dengan maksimal dalam perannya mendukung kemajuan organisasi.

Bangun komunikasi dalam organisasi Anda, jalin kebersamaan melalui komunikasi, terbuka dan jauhkan dari konflik internal melalui komunikasi.

Leave a comment

You must be logged in to post a comment.