ISO 9001 dalam Rantai Pasok

Berdasarkan hasil lembaga survei internasional, manfaat utama yang dirasakan pada penerapan ISO 9001 adalah peningkatan kualitas pada proses internal.

Arif Rachman
Odoo image and text block

 

Oleh: Puput Suwastika, M.M. – Trainer, Jasa Pengembangan Eksekutif PPM Manajemen


*Tulisan ini dimuat di SWA Online
ISO 9001 merupakan suatu sistem sertifikasi yang menjamin kualitas proses layanan suatu organisasi. Beberapa kali mengalami revolusi sejak versi awal ISO 9001:1987 hingga ISO 9001:2015. Terdapat beberapa perkembangan menuju ke arah lebih baik dan menyesuaikan kebutuhan dan pertumbuhan pasar baik pada prinsip manajemen mutu maupun klausul-klausul persyaratannya.

Sejatinya, tujuan utama dari ISO 9001 adalah membantu organisasi meningkatkan kepuasan pelanggan dengan fokus dan konsisten memerhatikan kualitas layanannya. Manfaat ISO memberikan banyak perubahan positif bagi lingkungan internal maupun eksternal perusahaan.

Berdasarkan hasil lembaga survei internasional, manfaat utama yang dirasakan pada penerapan ISO 9001 adalah peningkatan kualitas pada proses internal, sedangkan manfaat besarnya adalah peningkatan image perusahaan serta meningkatkan hubungan baik kepada pelanggan.

Lantas, apa hubungan manfaat penerapan ISO 9001 tersebut dalam keberlangsungan rantai pasok?

Rantai Pasok atau Supply Chain, seperti kita ketahui ialah satu rangkaian proses arus produk dan informasi dari pengadaan, pembuatan (produksi), penyimpanan, serta pendistribusian hingga produk atau layanan sampai kepada pelanggan. Keberhasilan kerja suatu rantai pasok sebuah perusahaan ditentukan oleh kemampuan perusahaan tersebut memenuhi keinginan pelanggan tepat waktu, tepat jumlah, dan berkualitas. ISO 9001 sebagai penyerta tujuan tersebut, memastikan produk atau layanan dapat memenuhi standar yang diharapkan.

Dalam pelaksanaan rantai pasok, ISO 9001:2015 berperan sebagai pedoman panduan praktik sistem yang berkualitas. Jika dikaji lebih dalam akan terlihat peran dan manfaatnya dalam serangkaian proses rantai pasok.

Berikut adalah beberapa dasar arahan ISO 9001:2015 yang terkait dengan aktivitas dalam rantai pasok:

1. Pengadaan

Pada Klausul 4.4.1 (d) Setiap organisasi diharuskan mampu menentukan sumber daya yang diperlukan serta memastikan kesediaannya. Dalam pratik pelaksanaannya, organisasi wajib mengidentifikasi keperluan sumber daya dalam prosesnya dan menjamin ketersediaan sumber daya tersebut tepat waktu, jumlah, dan kualitas. Hal ini dapat diwujudkan dengan menerapkan pemantauan dan evaluasi pemasok secara berkala, dan purchasing monitoring system untuk memantau proses pengadaan yang sedang dilakukan.

Pada tahapan pengadaan, organisasi juga diharuskan menetapkan kriteria penerimaan produk ataupun jasa (klausul 8.1) dengan kriteria tersebut diharapkan sumber daya yang masuk tidak akan merusak proses produksi yang berdampak pada hasil produk atau jasa yang buruk.

2. Produksi

Klausul 8.5 pada ISO 9001:2015 mengharuskan organisasi melaksanakan proses produksinya dibawah kendali. Bentuk kendali berupa pengawasan atas beberapa hal penting dalam proses. Sebut saja ketersediaan informasi, sumber daya, infrastruktur pendukung, karyawan yang kompeten, kegiatan validasi, pengukuran kesesuaian, serta ketersediaan tindakan pencegahan dan penanggulangan ketidaksesuaian yang terjadi dalam proses produksi.

Klausul ini berlaku bagi seluruh jenis dan tipe organisasi. ISO 9001 menjamin ketersediaan elemen yang berperan dalam proses produksinya dan mengawal proses hingga menghasilkan prduk atau layanan yang sesuai dengan keinginan pelanggan yang menjadi tujuan fungsi rantai pasok.

3. Penyimpanan & Pedistribusian

Dalam kegiatan penyimpanan dan pendistribusian, ISO mensyarat organisasi harus melakukan pemeliharaan terhadap sumber daya dan produk, guna memastikan agar tetap laik sesuai dengan tujuan kegunaannya (klausul 7.1.5.1). Penyimpanan dilakukan pada fasilitas yang sesuai dan pemantauan dilakukan secara berkala, bertujuan memastikan sumber daya dan produk yang disimpan dalam keadaan baik.

Untuk aktivitas pendistribusian, ISO 9001 mengharuskan ketersediaan bukti kesesuaian penerimaan yang telah disepakati oleh pelanggan (klausul 8.6). Hal tersebut bertujuan agar terjadi kesepakatan terhadap produk atau jasa yang diterima, dan juga memastikan penerima tepat sasaran, sehingga meminimalisir risiko terjadi kesalahpahaman terhadap serah-terima produk atau jasa yang dihasilkan.

Serangkaian aktivitas diatas juga harus dilakukan oleh orang yang berkompeten, baik dari segi pendidikan, pelatihan, atau pengalaman yang sesuai dengan bidang kerjanya masing-masing (Klausul 7.2).

ISO 9001 memastikan seluruh output pada aktivitas rantai pasok dihasilkan oleh sumber daya manusia yang tepat dan sesuai, guna meminimalisir risiko ketidaksesuaian tindakan yang dilakukan aktor dalam rantai pasok. Disamping itu, serangkaian aktivitas di atas tidak terlepas dari kegiatan pemantauan yang erat kaitannya dengan dokumentasi. Pada klausul 4.4.2, organisasi diharuskan memelihara informasi terdokumentasi dan menyimpannya sesuai dengan periode yang ditetapkan oleh regulasi ataupun peraturan organisasi.

Informasi pemantauan, pelaksanaan, dan evaluasi yang terdokumentasi diharapkan mampu menimbulkan kepercayaan terhadap pelaksanaan proses yang sesuai dengan persyaratan dan rencana awal. Serta kemudahan telusur dokumentasi juga dapat membantu dalam kegiatan penyelesaian jika terjadi penyimpangan dari rencana.

Selain menjamin kelancaran arus barang, rantai pasok yang ideal adalah rantai pasok yang juga dapat mengalirkan arus informasi, baik informasi kesesuaian maupun informasi ketidaksesuaian pelaksanaan proses rantai pasok. Kelancaran informasi dalam rantai pasok diharapkan mampu mencegah permasalahan yang ada meluas dan berdampak signifikan.

Informasi dan komunikasi dalam rantai pasok diharapkan sesuai dengan sistem manajemen mutu (klasul 7.4), yaitu komunikasi internal maupun eksternal terjadi dengan tepat informasi, waktu, personil, cara, dan media. Dalam praktiknya dapat dilakukan dengan penyediaan matriks komunikasi yang jelas pada serangkaian aktivitas dalam rantai pasok.

Klausul dalam ISO 9001 bertindak sebagai dasar tindak-tanduk manajemen mutu dalam keseluruhan proses yang ada di perusahaan atau organisasi. Tentu saja manfaatnya akan dirasakan pada seluruh proses bisnisnya termasuk dengan rantai pasok. Dengan panduan dasar pada ISO, rantai pasok akan berjalan sesuai dengan tujuan dari fungsi keberadaan rantai pasok itu sendiri, produk atau jasa yang sampai ke pelanggan akan tepat waktu, jumlah dan mutunya karena dihasilkan melalui serangkaian proses yang terjamin, terorganisir, terpantau, dan termonitor dengan baik.

Leave a comment

You must be logged in to post a comment.