How To Give Effective Feedback

Akan selalu ada waktu bagi manajer jika merasa bahwa umpan balik adalah bagian penting dalam memimpin bawahan.

Achmad Fahrozi
Odoo image and text block

 

Oleh: Achmad Fahrozi, M.M.HR Consultant, Organization Development Services PPM Manajemen.

*Tulisan ini tayang di SWA Online

Dalam kelas daring- effective supervisory management, penulis terlibat diskusi seru dengan seorang peserta. Setelah belajar tentang bagaimana seorang pemimpin harus memberikan umpan balik atas kinerja bawahan, peserta merasakan manfaat luar biasa dari teknik yang sederhana dan mudah dilakukan ini.

Diskusi semakin menarik ketika dirinya curhat kalau atasannya jarang memberikan umpan balik terhadap hasil kerjanya. Dirinya merasa kecewa. Dengan mengalir, dia bercerita bahwa perilaku bosnya tersebut membuatnya merasa tidak dipedulikan dan hasil kerjanya terasa sia-sia. Dampak yang terjadi, tidak ada motivasi untuk mencapai kinerja yang lebih baik.

Dari pengalaman penulis mengajar dan berinteraksi dengan para manajer perusahaan, tidak sedikit menemukan manajer yang perilakunya mirip dengan cerita di atas. Entah dengan dalih tidak ada waktu atau karena tidak sadar akan perannya, para manajer rela mengorbankan kesempatan berharga untuk memberikan umpan balik. Penulis pernah mendapat komentar dari seorang manajer yang kira-kira seperti ini, “Kerjaan kita sudah banyak pak, bawahan saya juga banyak. Habis waktu saya kalau untuk memberikan umpan balik.”

Sederhana, ini hanya masalah prioritas. Akan selalu ada waktu bagi manajer jika merasa bahwa umpan balik adalah bagian penting dalam memimpin bawahan. Kalau manajer tidak pernah punya waktu untuk bawahan, bagaimana bawahan punya waktu untuk memberikan hasil kerja terbaik untuk manajernya. Umpan balik yang efektif adalah salah satu kegiatan penting untuk meningkatkan kinerja tim.

Lalu, bagaimana para manajer bisa memberikan umpan balik yang efektif?

Umpan balik adalah proses mengkomunikasikan kepada orang lain tentang prestasi kerja mereka, sehingga mereka memahami pencapaian kinerjanya, dan langkah untuk memperbaiki serta meningkatkannya.

Umpan balik ada dua, umpan balik positif dan negatif. Umpan balik positif berupa pemberian penghargaan dan pengakuan kepada bawahan. Diharapkan, bawahan dapat terus meningkatkan kinerja di masa yang akan datang. Sementara, umpan balik negatif berupa penyampaian ketidaktercapaian kinerja bawahan. Tujuannya adalah menggali permasalahan dan menemukan solusi untuk memperbaiki kinerja mereka di masa yang akan datang.

Tunjukkan akuntabilitas

Atasan sendiri yang harus bertanggung jawab dalam melakukan umpan balik dan tidak diserahkan ke orang lain. Gunakan kata “saya” dan jangan gunakan nama orang lain dalam mengkomunikasikan kinerja bawahan. Misal: “Saya amati dalam 3 bulan ini, Anda selalu telat menyerahkan laporan bulanan” atau “Berdasarkan laporan bulan april, saya lihat kinerja Anda hanya mencapai 70% dari standar”

Konstruktif bagi kedua belah pihak

Proses umpan balik harus memberi dampak yang positif bagi kedua belah pihak. Oleh karena itu, atasan harus memiliki tujuan positif untuk membantu orang lain. Atasan tidak boleh menjadikan proses umpan balik sebagai kesempatan untuk menghukum.

Hadirkan diskusi dua arah. Hindari memaksakan pendapat. Beri kesempatan bawahan untuk melakukan penilaian sendiri (invite self appraisal) terhadap permasalahan yang dihadapi. Munculkan komitmen bawahan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Data dan fakta disampaikan secara objektif

Sampaikan data dan fakta dengan objektif. Data dan fakta menggambarkan  prestasi kerja atau perilaku yang dapat diperbaiki, bukan kepribadian (personality). Hindari menyerang kepribadian bawahan. Pastikan data yang tersedia valid dan berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Untuk data kualitatif yang bersifat perilaku, biasanya tingkat subjektivitasnya lebih tinggi dibanding data kuantitatif.

Maka, sampaikan data kualitatif secara spesifik dan deskriptif mengacu pada perilaku bawahan. Dari pada bilang: “Anda pemarah”, lebih baik sampaikan, “Dalam dua rapat terakhir, saya melihat Anda tidak dapat mengendalikan emosi ketika adu argumentasi.” Kalimat pertama cenderung menyerang kepribadian serta menggambarkan situasi yang umum dan tidak jelas. Sementara kalimat kedua cenderung melihat perilaku yang dapat diperbaiki serta menggambarkan situasi yang spesifik dan deskriptif.

Tepat waktunya dan satu per satu

Umpan balik efektif jika dilakukan tepat waktu dan satu per satu, baik masalah yang dibahas maupun bawahan yang akan diberikan umpan balik. Jangan ditunda, begitu manajer melihat ada masalah dengan kinerja atau perilaku bawahan, segera perbaiki dengan memberikan umpan balik di hari itu juga. Semakin jauh jarak waktu antara umpan balik dengan permasalahan yang terjadi, semakin kecil efektivitasnya.

Fokuslah pada satu permasalahan dalam setiap umpan balik. Terlalu banyak permasalahan bawahan yang dibahas dalam satu waktu membuat bawahan merasa tertekan dan tersudut. Imbasnya, bawahan lebih banyak melakukan pembelaan diri daripada kooperatif mencari solusi untuk memperbaikinya.

Lakukan umpan balik satu per satu secara tertutup. Jangan pernah melakukan umpan balik kepada bawahan secara terbuka di mana karyawan lain menjadi tahu permasalahannya. Biasanya, bawahan akan cenderung membela diri daripada mengakui kesalahan dan berusaha memperbaikinya. Mengapa? Karena harga dirinya telah dijatuhkan di depan umum.

Prinsip-prinsip umpan balik di atas sangat sederhana dan terbukti ampuh meningkatkan kinerja bawahan. Selamat Mencoba!



Leave a comment

You must be logged in to post a comment.